Conseil Archivage : Comment conserver les documents d’entreprise ?

C’est une opération d’une redoutable difficulté. Vous vous trompez si vous pensez qu’il suffit de deux étapes successives pour réussir une excellente conservation de documents. La première est de tout ranger dans des classeurs/boîtes selon un ordre précis. La deuxième consiste à disposer ces derniers sur des étagères, en les accompagnant de références pour facilement les repérer plus tard en cas de besoin. C’est bien plus complexe que cela ! Voici quelques recommandations pour réaliser dans les règles de l’art la constitution d’archives de votre entreprise et garder une trace des événements qui ont marqué son existence.

Recourir à un prestataire expert en archivage

Ce prestataire, expert en Gestion électronique des documents, œuvre dans le domaine du conseil archivage. Il est là pour vous accompagner, pour vous guider, dans la création et la mise en place d’une procédure efficace pour créer, gérer et conserver proprement les archives de l’entreprise. Vous lui exposez vos objectifs, vous lui présentez les documents que vous souhaitez archiver et il s’occupe d’élaborer une stratégie adaptée à votre situation. Le recours à un tel expert est nécessaire, car l’archivage de documents ne s’improvise pas. Notez qu’un archiviste professionnel suit 5 années d’études. Le parcours classique consiste à faire des études universitaires en histoire puis d’obtenir un Master dans le domaine du traitement scientifique des archives. Ceux qui préfèrent les cycles courts, misent généralement sur un « DUT information-communication, option métiers du livre et du patrimoine » avant de se perfectionner. Cela signifie qu’il ne suffit pas d’être excellent en classement pour réussir à mettre en place une politique d’archivage en entreprise. Comment choisir le prestataire ? N’ayez pas peur de vous adresser à une agence qui a pignon sur rue, celle qui officie dans ce domaine depuis des dizaines d’années et qui est dotée de nombreuses affiliations et certifications (par exemple : NF Service, dont NF Z40-350 ; Bureau veritas, ISO 9001 : 2015…). Vérifiez également les références clients du prestataire. Si son portefeuille clientèle intègre de grandes entreprises dont les besoins en archivages sont énormes, c’est que la qualité de travail de ce prestataire est signe de confiance. Enfin, il serait bien qu’il soit membre de l’Association des archivistes de France.

Garantir la protection des documents archivés

Il existe une durée légale de conservation des documents d’entreprise. La loi donne des durées minimales. L’entreprise décide ensuite si oui ou non elle poursuit l’archivage au-delà. Cette durée minimale est appelée Durée d’Utilité Administrative ou DUA. Jusqu’à ce que vous atteigniez cette dernière, il est primordial que vos archives soient conservées en bon état, à l’abri entre autres de l’humidité. En bon état, signifie également que les documents ne sont pas endommagés. Par exemple, s’il s’agit d’un support en papier, il faut constamment veiller à ce que celui-ci ne se déchire pas. Même les supports numériques doivent faire l’objet de toute votre attention. Oui, l’archivage ne concerne pas uniquement la classification et le rangement. La question de la qualité de la conservation (choix et entretien du lieu, contrôle de l’état des pièces, etc.) est aussi fondamentale.